Det nya Castellum i full sving

"Ny mötesteknik från ITM hjälper oss bli mer digitala"

Castellum är ett av landets största börsnoterade fastighetsbolag och finns i ett 20-tal städer, från Köpenhamn till Sundsvall. Just nu satsar man mycket på smarta digitala lösningar som sätter de mänskliga behoven i fokus. Med ny modern mötesteknik från ITM har Castellum fått ytterligare hjälp med att uppnå långsiktig hållbarhet i sin växande organisation. 

Tanken på att 250.000 människor faktiskt går till jobbet i våra lokaler, varje dag, är hisnande.
— Andreas Pamp, Service & Change Manager - IT på Castellum

I maj 2017 flyttade Castellums huvudkontor in i nya helrenoverade lokaler i centrala Göteborg.

I ett tidigt skede inför ombyggnationen beslutade man sig för att uppgradera alla sina mötesytor och konferensrum med modern och framtidssäkrad mötesteknik.

  Castellums medarbetare Victor (tv), Emelie och Billy.

Castellums medarbetare Victor (tv), Emelie och Billy.

Castellum har en intensiv möteskultur som ställer höga krav på att tekniken alltid ska fungera.
— Andreas Pamp, Castellum

Castellum ska vara det mest hållbara fastighetsbolaget och en viktig aktör i att bygga hållbara samhällen. Bolaget har också tagit flera initiativ för att gå i spetsen för en digitalisering av fastighetsbranschen. Ett exempel är det nystartade innovationslabbet Next20, där man med hjälp av digitala innovationer gör människors vardag lite enklare.

På kontoret i Göteborg arbetar ca 110 personer. Totalt i koncernen arbetar ca 450 personer på ett 20-tal städer med att utveckla verksamheten. Det betyder en samordning som ställer krav på såväl arbetssätt, teknik som digitala möteslösningar.

 

Nytt arbetssätt och enad profil

Andreas Pamp som ansvarar för IT-infrastrukturen på Castellum fick i uppdrag att driva projektet i mål. Med sitt 23 år långa track-record i bolaget, ser han sin roll som något av en spindel i nätet. Han beskriver den fas som företaget nu befinner sig i som en av de mest spännande i bolagets historia.

– Det har hänt enormt mycket de senaste fyra åren, kanske mer än under alla år jag jobbat inom koncernen. De projekt som vi genomför nu gör att mitt jobb känns mer spännande än någonsin, berättar han.

  "Som IT-ansvarig är man inte direkt van att få glada tillrop när allt det tekniska funkar, men det sker rätt ofta nuförtiden"

"Som IT-ansvarig är man inte direkt van att få glada tillrop när allt det tekniska funkar, men det sker rätt ofta nuförtiden"

Hur gick ni tillväga för att välja rätt partner?

– Vi tittade på ett par tre tänkbara samarbetspartners för mötestekniken och fick ganska snabbt en mycket positiv upplevelse av ITM och deras team. De var snabba på alla puckar, på det hela taget väldigt lyhörda och besvarade våra frågeställningar på ett väldigt professionellt sätt.

– Målsättningen var att modernisera vår organisation. För att lyckas behövde vi en helhetspartner som kan följa med oss på vår resa. 

Att valet till slut föll på ITM som teknikpartner är ett beslut som han inte ångrar.

– Vi tittade närmare på ett flertal företag som ITM utrustat med teknik som motsvarade våra önskemål. Bland annat besökte vi Västsvenska Handelskammaren i Göteborg, både för att inspireras och säkerställa att vi valt rätt samarbetspartner. På så sätt fick vi också värdefulla insikter om vad som är viktigt när det gäller teknik, funktion och användarvänlighet.

Vår uppgift är att se till att hjulen rullar i den dagliga verksamheten.
— Andreas Pamp, Castellum


Hur viktig är mötestekniken för er?

– Den har stor betydelse, eftersom vår IT-avdelning fungerar som det osynliga smörjmedlet för hela maskineriet. Vi ska se till att hjulen rullar för alla som arbetar här. Att få våra möten att funka var därför en högprioriterad fråga.


Vilka krav ställdes på den nya tekniken?

– Som beställare var vi ganska ospecificerade i vår kravställning. Det handlade framförallt att om komma fram till en helhetslösning som svarade upp till vårt sätt att arbeta och vara. Direktiven från vår koncernledning var dock glasklara: Vårt huvudkontor i Göteborg ska spegla vår utveckling. Vi ska vara en förebild för det moderna kontoret, med snabba och effektiva kommunikationslösningar och ett genomgående hållbarhetstänk.

Klicka här ovan för att se en video om projektets gång.

Inga genvägar

Hela processen gick snabbt, planerna på ombyggnationen i de nya lokalerna var redan påbörjad när Castellum gick ut med sin förfrågan. Inställningen från början var att inte försöka snickra ihop en egen lösning, utan överlåta teknikbiten på en partner med specialistkompetens.

Vi ville ha en helhetspartner som kunde följa med oss på vår digitala resa.
— Andreas Pamp, Castellum

– ITM har erfarenhet av den här typen av processer och med gemensam research hittade vi fram till en komplett lösning som låg helt i linje med våra behov. Investeringen ställs i relation till vad man vinner i funktion och prestanda. Min övertygelse är att teknisk kvalitet måste få kosta – om än inom satta ramar.

Andreas upplever inte att samarbetet inneburit att ITM som extern partner gått in och ”tagit över.”

– Nej, tvärtom. I en roll med ansvar för många IT-områden känns det tryggt att kunna överlåta ansvaret på en teknikpartner som är expert inom sitt område och alltid finns tillgänglig om någonting skulle hända. Nu har Castellum en toppmodern tekniklösning för sina mötesrum. Det ger oss en stabilitet och ett lugn som är ovärderligt för en så stor organisation som vår.

IMGL8258-web.jpg
IMGL8277-web.jpg

Om tekniken

Estetiken spelar en viktig roll på Castellum och interiörerna känns moderna och genomtänkta. Dova färgsättningar, mjuk belysning, ett innovativt möblemang i modulform mot ljusa öppna ytor. Allt bidrar till en behaglig känsla som gör att du gärna vill vistas där.

I det här projektet kom vi in redan under byggfasen. Det gjorde att vi fick en snabb och smidig resa från början till slut.
— Tobias Lindstrand, säljansvarig på ITM

Tekniken i de olika rummen smälter in i inredningen och de dolda kablagen och väggfasta skärmarna innebär att det inte finns ett spår av sladdhärvor och kopplingsdosor så långt ögat når.

Tobias Lindstrand, säljansvarig på ITM och för Castellum-projektet är tacksam för att han och teamet fick komma in redan under ombyggnationen av lokalerna.

– Det blir lättare när vi får vara delaktiga i inledningen av projektet, då kan vi synka våra lösningar med arkitektfirmans idéer om hur kontoren ska se ut och fungera. Det ger alltid det bästa resultatet i slutändan.

Skalbara lösningar

Med en fungerande mötesteknik kan vi minska tidsspillet och antalet resor. Det är positivt för miljön och sparar både tid och pengar.
— Andreas Pamp, Castellum

Lösningen för Castellum är skräddarsydd för organisationen, men det viktigaste är att användaren alltid möts av samma användargränssnitt. Det är nyckeln till mötesflow.

Castellums mötesrum håller en hög standard för både bild och ljud med ett enkelt användargränssnitt. Bildskärmar i storleken 55–85” används för presentationsbild. Ljudet spelas upp i takhögtalare i de större rummen för att få ett jämnt och bra presentationsljud.

Alla rummen har stöd för Skypemöten. Anslutning till skärm sker antingen via Barco Clickshare, eller via HDMI-kabel som löper från bord till skärm genom golvet. Varje rum styrs av en touchpanel från Crestron.

 

 

IMGL8185_web.jpg
Det inte finns ett spår av sladdhärvor och kopplingsdosor så långt ögat når.
— Tobias Lindstrand, ITM

För att ha kontroll över bokningen av konferensrummen sitter det bokningsskärmar från Evoko utanför ingången till rummen.

Tack vare rörelsesensorer i styrsystemet återställs rummen automatiskt när mötesdeltagarna lämnar rummet.  

Entrén har en videovägg som skapar en härligt levande miljö. Videoväggen består av 2x3 stycken 55” skärmar med en driftsäker videoväggsmonitor från NEC, med en tunn ram mellan bilderna. Bildytan är 242 cm bred och 204 cm hög och av ett udda format, vilket gör att den känns mer som en del av rummets design än en bildskärm.

På frågan om hur möteskulturen förbättrats på huvudkontoret, tvekar inte Andreas:

– Det handlar mycket om mjuka värden. Vi upplever att våra möten flyter smidigt och med avsaknad av alla typer av teknikspöken. Tekniken är extremt användarvänlig och det har snabbat upp våra möten och våra arbetsprocesser betydligt.

– Med en fungerande mötesteknik kan vi minska tidsspillet och antalet resor. Det är positivt för miljön och sparar kostnader, vilket betyder en hel del i ett bolag med så pass många medarbetare som i vårt fall. 

Ett modernt teknikstöd skapar dessutom en trygghet för användaren och gör att man sparar mycket tid i varje möte. Varje dag.