Hur du ökar företagets lönsamhet genom effektivare möten!

Hur förändras våra möten!

Vi tillbringar i snitt 30% av vår arbetstid i möten. Många av oss betydligt mer än så.
Man börjar prata om en mötesinfarkt. Hur har det blivit så?
Vad beror det på? Vad kan vi göra åt det? Går det över huvud taget att ändra på?
Vad finns det för lösningar?

Vi på ITM Meeting Solutions brinner för att göra möten bättre för våra kunder. Vårt mål är att gå ifrån att vara en leverantör av bra mötesteknik till att vara en leverantör av BRA MÖTEN. 
Vi bygger nästan 2000 mötesrum per år. Vi arbetar med ett flertal av Sveriges största bolag men självklart även en rad mindre företag.

Jag sa inledningsvis att vi sitter 30% i snitt och i många mötesintensiva organisationer betydlig mer än så. Man pratar om en mötesinfarkt där många upplever att dom inte hinner arbete, tänka eller reflektera mellan alla mötena. Hur kommer det sig. Jag tror det beror på ett flertal faktorer som jag kommer in på lite längre fram. Detta ställer helt nya krav på dagens företag och deras mötesmiljö. Och hur dom hanterar möten i sin organisation.
Men först, för att få lite perspektiv, låt oss se vad vi investerar i möten i ett normalt företag. Vi jobbar ju med många stora organisationer men för att få relevanta siffror tänkte jag att vi räknar på vad möten kostar för ett företag med 100 personer. Sen kan ni ta det gånger 10 eller vad som är relevant för er. 

Exempel

Antal personer på företaget: 100
Tid i möten: 30%
En mycket intressant fråga är, hur lång tid tar det att komma igång med ett möte. Vad säger ni?
Låt oss säga att varje möte tar 5 minuter för att komma igång.
I ovanstående exempel spenderar man i det här företaget årligen 54 000 timmar i möten, som uppgår till cirka 22 Miljoner kronor, bara i lönekostnad.
Av den kostnaden står teknikstrul och uppstartstid för nästan 2 miljoner kronor.

Och detta är kostnaden per år. Räknat enbart i lönekostnad. Då har vi inte tagit hänsyn till kostnaden för försenade projekt, eller för frustrerade medarbetare. Möten är med andra ord kanske den största investering vi gör i företaget varje år.

Detta är endast en indikation på vilken förbättringspotential som finns i företaget. Självklart finns det lika många variationer som företag. Men det kan vara en intressant fingervisning.

Är det bra eller dåligt med mycket möten?
Ja, det beror ju på vad vi får ut av våra möten, eller hur. Hur effektiva dom är. Det ska vi titta på om en liten stund.

Först tänkte jag att vi ska se på varför det är så här, och vad det innebär för en organisation. Som jag sa tidigare tror jag det beror på ett flertal faktorer.

Meetup02.JPG

Komplexiteten ökar
Produkter och lösningar blir allt komplexare, organisationerna blir allt mer komplexa. Och det innebär att fler människor blir involverade. Dom enkla jobben har vi lagt ut på andra länder eller på robotar. Med fler människor involverade ökar behovet av att mötas. 
För möten i sig behöver inte vara dåligt utan är ofta en fantastisk form för samarbete i en organisation. Kanske en av dom bästa arbetsformerna vi känner till. När dom fungerar.

Informationsmängderna ökar
Komplexitet innebär också mer information. Information som behöver visualiseras för att vi ska kunna ta till oss den. All information är ju digital, vilket innebär att den kan visualiseras och den kan flyttas vart som helst i världen i realtid. Detta i sig skapar en ny möjlighet som jag kommer in på senare.

Man skulle kanske kunna säga att det vi producerar i en kunskapsorganisation är MÖTEN.
Arbetssättet förändras

Ju komplexare det blir ju vanligare är det att vi får ett projektorienterat arbetssätt. Det innebär att vi arbetar i mötesrummen. Vi arbetar i grupp för att snabba upp projektet. Folk kommer och går in och ut ur projektet.

Hastigheten är ett av det viktigaste konkurrensmedlet
Dom snabba vinner över dom långsamma. Att korta ner processerna i företaget blir otroligt viktigt. Att korta projekttider, korta ner produktutvecklingstider, nå snabbare ut i organisationen med förändringar. Det är inte för inte som många företag jobbar mycket hårt för att få ner utvecklingstiderna. Att utveckla en bil, eller ett läkemedel innebär ju enorma investeringar. Volvo XC90 kostade över 30 miljarder att utveckla enligt en artikel i GP (21 mars 2014). Då är det otroligt viktigt att korta ner tiderna och få en snabbare time-to-market.

Allt mer global värld
Vi får en allt mer globaliserad värld med folk som finns utspridda. Kanske över alla kontinenter. Det ställer krav på att vi kan samarbeta effektivt, även när teamen är utspridda. Vi kommer jobba allt mer i virtuella team. Där det ställs stora krav på att vi snabbt kan få till ett möte, oavsett var i världen folk är, för att komma vidare i processen. Och vi behöver ha mötet NU. Inte om 3 veckor, vilket kanske innebär att 40 man i Bangalore fortsätter att programmera med fel saker. Då kostar det pengar.

Så vi måste ha teknik som gör att vi snabbt kan få till ett möte. Och ett möte med Kvalitet. Med bra ljud och bild. Där jag hör och ser samma saker som de som sitter i mötesrummet. Så jag inte blir en andra rangens deltagare. För vad händer då? Jo, engagemanget försvinner.

Dåliga möten dödar allt engagemang.

Engagerade medarbetare är företagets viktigaste resurs
Lycklig och engagerad personal ger lyckliga och framgångsrika företag. Dåliga möten skapar oengagerade medarbetare. Medarbetare som sitter på distans och inte hör vad som sägs, Vad tror ni dom gör? Läser mailen, surfar efter resor, funderar på vad dom ska äta till lunch. Det kostar pengar.

Jag har hört skrämmande historier om vad folk gör under distansmöten. Hörde om en forskningschef i ett stort företag som hade möte med USA varje onsdag kväll. Hon hörde ingenting så hon brukade städa, dammsuga och tvätta fönster under dom mötena.  Otroligt destruktivt för en organisation.

 Som jag sa innan. Möten i sig behöver inte vara dåligt. Det viktiga är ju vad man får ut av dom. Hur effektiva dom är.

Hur mäter man då effektivitet i ett möte. Hur vet man om det är effektivt eller inte?

Man skulle kunna säga att Möteseffektivitet = att vi använder så få resurser som möjligt för att uppnå syfte/målet med mötet.

Dvs att vi behöver så få människor och så lite tid som möjligt för att uppnå syftet.
Då blir det ju otroligt viktigt att vi har ett klart och tydligt Syfte med mötet. Hur ska vi annars veta om vi uppnått.

Brukar ni ha ett tydligt syfte med mötet i möteskallelsen?

Och så få människor som möjligt och så lite tid som möjligt. Det ställer dels krav på att man vet varför man kallar, eller kallas till ett möte. Och att man vet vad som förväntas av mig i mötet. Man bör även veta vad det är för typ av möte. Är det ett informationsmöte, beslutsmöte, brainstormingsmöte, arbetsmöte etc. Ni kan tänka vad som händer om jag kallar till ett möte om vår nya bilpolicy och de som kommer har tolkat det som att vi ska komma upp med nya idéer om vilken bil man får ta ut, hur den ska se, vilka modeller som finns medans jag såg det som ett Informationsmöte där jag hade för avsikt att informera om den av ledningen beslutade nya policyn. Jag tror ingen av oss skulle gå ifrån det mötet och känna att det var ett riktigt bra möte.

För att få effektiva möten krävs det en samsyn i organisationen, vi måste ha gemensamma spelregler. Vad är ok, vad är inte ok. Är det ok att läsa mailen i mobilen under mötet, är det ok att ta emot samtal och gå ut. Det kan ju variera mellan de olika typerna av möten. Men då är det viktigt att vi är överens, vad gäller i just det här mötet.
Så det ställs nya krav på företagen när det gäller:

Mötesteknik och Möteskultur
Vi på ITM vill vara en totalleverantör av bättre möten och vill hjälpa våra kunder både med den tekniska sidan och den mjuka sidan.

Det första är att ta reda på hur era möten fungerar idag. Det gör vi via en enkätundersökning som tar 3-4 minuter att fylla i. Då tar vi reda på hur ser det ut idag, hur mycket tid tillbringar vi i möten, hur fungerar mötesrummen, hur lång tid upplever användarna att det tar att komma igång. På den mjuka sidan kollar vi om Syftet med mötena är tydliga, om man upplever möteskulturen på företaget och vilka förbättringsområden som man vill föreslå.
Detta resulterar i ett Indextal, så att vi kan benchmarka, mot andra kontor, andra avdelningar, andra organisationer och över tid. Blir vi bättre eller blir vi sämre.

Detta kan vara perfekt att göra i samband med en ombyggnad, en flytt till nya lokaler etc.
Då får vi snabbt en indikation på var den största förbättringspotentialen finns. 

Var insatserna gör mest nytta.
Då får vi ett bra underlag för att ta fram rätt teknik. Med rätt värden för vad möten kostar oss får vi ett underlag för att förbättra rutiner och gemensamma spelregler för våra möten.
Utifrån det kan vi erbjuda en Workshop för att ta fram gemensamma riktlinjer och utbildningar för att skapa ett nytt beteende.

Här finns en enorm förbättringspotential. Undersökningar pekar på att man upplever mindre än hälften av tiden i möten som meningsfull.

I exemplet tidigare spenderade ju årligen 54 000 timmar i möten, till en kostnad av 22 Miljoner kronor. Tänk om hälften av den tiden är bortkastad. Då har vi en förbättringspotential på 10 mkr. Per år.

Att tro att vi ska bli 100% effektiva är kanske lite väl mycket att hoppas på. Men tänk om vi kan förbättra effektiviteten med 10%. Eller 20%. Vad händer då?

Och som jag tidigare sa så är detta endast lönekostnaden. Då räknar vi inte in all frustration, all irritation, kostnaderna för försenade projekt etc.

Frustrationen och irritationen ska vi inte glömma. Det är fruktansvärt irriterande med teknik som strular, folk som inte kan höra, folk som kollar mailen under mötet och så vidare. Då är ju risken stor att mötet blir kontraproduktivt, dvs det hade varit bättre att inte ha ett möte.

Så med rätt teknik och en bra mötesmiljö finns det enorma vinster att göra i många företag och organisationer. Kontakta oss på ITM så hjälper vi er att få en bra mötesmiljö.

Här kan du göra en enkel kalkyl på vad möten kostar på ditt företag. Siffrorna ska kanske inte ses som absoluta men det kan ändå ge en indikation på vilken förbättringspotential som finns om vi får bättre effektivitet i våra möten.